Software como servicio al alcance de pequeñas y medianas empresas

11 Feb Software como servicio al alcance de pequeñas y medianas empresas

Capítulo extraído del libro de Infonomia 25 empresas de futuro

Las empresas que necesitan de una solución para mejorar su gestión cuentan desde hace relativamente poco tiempo con una alternativa más sencilla y económica a la opción de adquirir e implementar un determinado software. B-kin es pionera en España en la oferta de diferentes aplicaciones bajo el  modelo conocido como SaaS (Software as a Service) o Software On Demand. Este modelo permite utilizar el software a través de Internet en forma de aplicación web, mediante el pago de una cuota mensual por usuario y sin compromiso de permanencia. La alternativa SaaS ofrece tales ventajas sobre el software tradicional, que la superación de algunas barreras psicológicas y culturales que frenan hoy una más rápida proliferación es sólo cuestión de tiempo.

Félix Iturbe fundó B-kin hace más de una década después de acumular varios años de experiencia en diferentes empresas vinculadas al desarrollo de las TIC. La compañía dio sus primeros pasos como desarrolladora de software empresarial, especializada principalmente en el campo de la banca electrónica. Pero no sería hasta cinco años más tarde cuando su equipo directivo decidió apostar estratégicamente por el Software On Demand. A partir de esta visión de futuro comenzó a desarrollarse B-kin.com como plataforma sobre la que ofrecer sus aplicaciones en línea.

Así, aunque B-kin está en la actualidad totalmente focalizada en el desarrollo de aplicaciones SaaS, la compañía ha ido evolucionando de forma natural desde el desarrollo de software estático o in place. Esta circunstancia ha proporcionado a B-kin una ventaja competitiva en este terreno: no tener que empezar de cero como compañía especializada en SaaS. No depender exclusivamente del software en línea ha permitido a la empresa, por ejemplo, dedicar los recursos y esfuerzos requeridos en cuanto a calidad y seguridad a medida que evolucionaba este mercado y las demandas de sus clientes.

Ventajas evidentes

Las ventajas del modelo On Demand frente a la adquisición de un software «empaquetado» son fácilmente comprensibles. Su precio puede ser sensiblemente más económico, lo que facilita la accesibilidad a cierto tipo de aplicaciones por parte de empresas de tamaño mediano o pequeño que, de otra manera, no podrían permitirse su utilización. Con este modelo, los costes, además de menores, resultan fijos y, por tanto, previsibles. Pagando una cuota mensual por usuario (15 euros en el caso de B-kin), no existe preocupación sobre posteriores gastos por mantenimiento o incidencias no previstas. La utilización de un software On Demand reduce los requerimientos de recursos IT de las organizaciones, así como los tiempos de implementación necesarios para comenzar a utilizar una determinada aplicación.

El modelo SaaS permite, además, un acceso universal tanto a la información como a la posibilidad de gestionarla a través de Internet. Tan sólo son necesarios un ordenador y una conexión a la red o, únicamente, un dispositivo de telefonía móvil con capacidad de navegación. Por ultimo, el software en línea puede ser actualizado con mayor asiduidad y facilidad, ya que las mejoras en funciones y usabilidad se presentan accesibles a los usuarios inmediatamente después de su implementación y sin necesidad de ningún tipo de nueva instalación.

Tres aplicaciones

B-kin ofrece en estos momentos tres diferentes aplicaciones bajo el modelo On Demand: B-kin CRM, una solución de Customer Relationship Management para la gestión de clientes y de las actividades comerciales relacionadas con éstos; B-kin Project Monitor, un Gestor de Proyectos que permite monitorizar personas, tareas, costes, entregables y documentación vinculados a un determinado proyecto; y B-kin Web Galleries, un CMS (Content Management System) diseñado para crear, editar y gestionar un portal web o intranet.

B-kin CRM, como toda solución de este tipo, sustituye las agendas, bases de datos y tablas Excel que suelen utilizarse en las tareas comerciales de las empresas y unifica la información que contienen y su gestión en una única aplicación. Pero B-kin CRM ha sido diseñada desde el principio como una solución en línea, con especial énfasis en la creación de un sencillo y práctico diseño de las ventanas de utilidades. El uso de un nombre de usuario y una palabra clave permite el acceso desde cualquier lugar. El administrador de la aplicación dentro cada organización decide qué usuarios acceden a qué tipo de datos. De esta forma es posible, por ejemplo, diferenciar la información mostrada a las personas responsables de diferentes áreas geográficas, o entre los comerciales y sus jefes de equipo. Una ventana personalizada denominada «Mi CRM» posibilita ofrecer las actividades para el día, tareas atrasadas, contactos, cuentas, candidatos, ofertas, productos o la documentación necesaria para un usuario en particular.

La utilización de B-kin Project Monitor resulta especialmente indicada para estudios de ingeniería, arquitectura o para cualquier empresa que tenga necesidad de imputar horas, costes o tareas a proyectos en los que participan personas de forma distribuida (en diferentes departamentos, oficinas o localizaciones geográficas). La aplicación es multiplataforma, es decir, independiente del tipo de PC o de su sistema operativo, y permite reunir diferentes proyectos y grupos de trabajo. Esta solución ofrece además un entorno de colaboración participativa mediante la utilización de foros de discusión y la posibilidad de subir y compartir documentos. Por su parte, con B-kin Web Galleries se pueden elegir múltiples opciones de diseño en la creación y gestión de contenidos para intranets, ya que ofrece herramientas como foros, formularios,  publicadores de noticias, FAQ (preguntas más frecuentes), entre otras.

Superar la barrera psicológica

B-kin es consciente de que su apuesta por el modelo SaaS supone que todavía muchos de sus potenciales clientes han de superar la barrera psicológica que puede suponer gestionar su información a través de una infraestructura externa a la empresa. Para contrarrestar esta circunstancia la compañía ha realizado, en primer lugar, una importante apuesta por la seguridad y la calidad de su servicio. Además, B-kin potencia al máximo una de las principales ventajas competitivas del modelo: La constante actualización y mejora de las aplicaciones. Por ejemplo, los usuarios de B-kin CRM cuentan desde hace poco con una versión Mobile que ahora permite, sin aumento de precio, acceder a todas las funciones de la aplicación desde una PDA o móvil del tipo smartphone. Muchas de estas mejoras tienen como origen las demandas que los propios usuarios realizan a través de los foros o de su comunicación directa con la empresa.

B-kin presta especial importancia también a las acciones de comunicación destinadas a aumentar el número de empresas que conozcan el software en línea y sus ventajas. Todas sus aplicaciones pueden ser probadas de manera gratuita durante un mes. Existen incluso versiones gratuitas sin límite de tiempo, aunque sin todas las funciones de la versión de pago. Por otra parte, la compañía organiza semanalmente sesiones en formato de mesa redonda y a través de la utilización de Skype (telefonía a través de Internet) en las que es posible consultar dudas y conocer las experiencias de los que ya son usuarios. Puntualmente, se participa también en sesiones informativas o seminarios especializados sobre el modelo SaaS para dar a conocer su experiencia.

Fruto de una de estas jornadas, un congreso iberoamericano sobre CRM celebrado a finales del 2006, la compañía obtuvo los contactos necesarios para contar con una serie de partners en diferentes países latinoamericanos encargados de la promoción de su software en estos mercados emergentes. Se trata del primer paso dado en la dirección de una mayor internacionalización de sus clientes. En este mismo sentido, B-kin ha acabado recientemente de traducir al inglés su aplicación CRM.

El software en línea no requiere de las importantes infraestructuras que el software empaquetado necesita para su distribución e instalación. Se trata tan sólo de darse a conocer,y competir después con la calidad y el servicio capaces de convencer a cualquier cliente en cualquier lugar del mundo. Ese es hoy el reto de futuro de B-kin.

Ideas fuerza

El modelo SaaS (Software as a Service) o Software On Demand permite utilizar el software a través de Internet en forma de aplicación web, mediante el pago de una cuota mensual por usuario y sin compromiso de permanencia.

El coste de un Software On Demand puede ser sensiblemente más económico, lo que facilita la accesibilidad a cierto tipo de aplicaciones a empresas de tamaño mediano o pequeño que, de otra manera, no podrían permitirse su utilización.

B-kin potencia al máximo una de las principales ventajas competitivas del modelo: La constante actualización y mejora de las aplicaciones.