Distribuciones Rueda S.A., la informatización del proceso de distribución de la prensa, por Epi Amig

17 May Distribuciones Rueda S.A., la informatización del proceso de distribución de la prensa, por Epi Amig

(Puedes ver una versión de este caso en catalán en http://www.instituteofnext.com/mejorespracticas/distribuciones.asp)

Distribuciones Rueda S.A. (http://www.disrueda.es) es una empresa familiar, localizada en la población tarraconense de Reus que desde 1967 distribuye publicaciones periódicas (revistas, diarios,…) además de artículos complementarios para los quioscos, papelerías y pequeñas librerías como golosinas, artículos de regalo y de papelería.

La base de su negocio es la distribución de más de 30.000 referencias, básicamente periódicos y revistas, de un total de 25 proveedores diferentes, entre 600 puntos de venta de la provincia. Un enorme volumen de productos con sus respectivos albaranes que circulaban en permanente rotación por parte de los proveedores y sobre todo, entre la distribuidora y los pequeños minoristas.

En otras palabras, un continuo quebradero de cabeza para esta Pyme que, con sólo 65 empleados, tenía que hacer frente a las demandas de un mercado donde la inmediatez y el control minucioso en tiempo real de cada unidad del producto en sentido bidireccional, tanto con los proveedores como con los detallistas, es un reto diario. Sin embargo, ninguno de los programas existentes en el mercado se adaptaba a las necesidades de esta distribuidora, según explica su director general, Felip Guspi.

Fue así como hace tres años, con la ayuda del CIDEM que subvencionó en un 25% el proyecto, iniciaron un proceso de informatización de todos los procesos de facturación con ayuda de la empresa especializada en creación de programas Joperosa.

El resultado fue un programa B2B diseñado a la medida para crear en la distribuidora una Base de Datos Central (BDC) dotada de unas estructuras operativas de gran flexibilidad. El proyecto se completa con la conexión, por medio de una extranet, de la BDC a todas las terminales situadas en los diferentes establecimientos de los detallistas a los que se ha dotado con el aplicativo Gestión de los Punto de Venta (GPV).

En síntesis el programa automatiza todos los procesos de renovación de datos, casi en tiempo real, comunicándolos tanto a la distribuidora como a los puntos de venta, de tal manera, que cuando se introduce un nuevo ítem desde la distribuidora, pongamos el precio de una publicación, o cuando se produce la venta de un periódico en una GPV, se actualizan automáticamente en todas las operaciones relacionadas y en todas las salidas de los programas ofimáticos asociados, ya sea en Excel o Access, etc.

La extranet formada por las GPV realiza una conexión automática tres veces al día para comunicar y actualizar datos con la BDC.

Los programas utilizados han sido en los Lenguajes de desarrollo: Visual Basic 6.0, Visual RPG ASNA 4.0, ILE RPG IV. En los Sistemas operativos: Área Cliente (Kioskos): Windows 9x o posterior y bases de datos MS Access. Y en el Área Central de Tiendas y Proveedores: iSeries (AS/400) V5R2 en entorno gráfico mediante OLE/DB y ASNA Visual RPG 4.0.

La comunicación con los 25 proveedores principales todavía se realiza, sobre todo en las altas de productos con sistemas estándar, vía EDI, FANDITE, web e incluso fax. Sin embargo, de cara al año 2005, Distribuciones Rueda S.A., proyecta crear una extranet con un código de acceso para usuarios de cinco estrellas mediante el cual, los editores, como por ejemplo, Hola o Pronto, La Vanguardia o El País, podrán saber en tiempo real el número de ejemplares vendidos por los detallistas.

El cliente más importante para Distribuciones Rueda es la cadena de tiendas franquiciadas Roslena con las que se ha planteado la integración completa de todas las comunicaciones. En esta cadena es donde hasta ahora se han implementado la mayor parte de las nuevas GPV aunque uno de los proyectos de futuro de Distribuciones Rueda es ampliar esta red a otros clientes detallistas.

La previsión de crecimiento de cara al año 2005 es de ampliar el número de GPV en unos 25 detallistas más. La implementación de la aplicación GPV en tiendas no pertenecientes a la cadena Roslena implica unos costes mínimos asumibles por Distribuciones Rueda ya que los técnicos de la empresa lo pueden llevar a cabo en cualquier terminal estándar ya en funcionamiento sin necesidad de ninguna inversión adicional por parte del detallista.

Los beneficios que ha generado el nuevo sistema

Resultados cuantificables.
? Optimización de stocks. Reducción % devolución en revistas
? Reducción en el número de documentos. Aproximadamente: 70.000 documentos anuales menos con 25 instalaciones.
? Incremento de la productividad: Al menos 1,5 personas menos para mecanizar datos en central.

Resultados no cuantificables.
? Fiabilidad en:
– La eliminación de la mecanización de datos
– Pérdidas documentos

? Posibilidad de control por parte del detallista de:
– Stocks
– Ventas
– Aprovisionamiento

Incremento en la facturación

?Hemos experimentado un incremento en la facturación en los puntos de venta en que hemos instalado la aplicación de un 25% a un 40%. Es difícil estimar en qué medida ha sido debido a la optimización de stocks (previsión de roturas y reposiciones, cálculo de la Q óptima…), productividad… Tal vez entre un 15% y un 20%?, explica Felip Guspi.

Las razones que motivaron el proyecto

Fundamentalmente la necesidad de crear servicios de un claro valor añadido como distribuidores.

1. Frente a nuestros clientes: Con la integración ofrecemos al detallista una oportunidad única (no existe ningún programa de características similares en el territorio español) para disponer de unas funcionalidades que son habituales en otros sectores a diferencia de éste:

– Controlar sus stocks.
– Conocer sus ventas producto a producto en tiempo real.
– Tener las altas de productos nuevos telemáticamente con precios y características.
– Disponer de la entrada de género electrónicamente.

2. Frente a nuestros proveedores: Enviándoles información en tiempo real de las ventas de cara al consumidor final de sus productos. Estas estadísticas son básicas para el editor de cara a hacer previsiones de tiradas de números futuros o para el seguimiento de una determinada promoción.

?Creemos que estos servicios de valor añadido contribuyen de manera definitiva a la fidelización del Punto de Venta y del editor hacia nuestra distribuidora.?

Aprendizajes de una experiencia innovadora

?La inversión en tecnología propia tiene un riesgo muy alto: en caso de no cumplir con los objetivos, la recuperación de la inversión es prácticamente nula. Si el software propio no funciona, pierdes toda la inversión.

Es fundamental conseguir anticipar el mayor número de problemas, planificar el desarrollo, estudiar todas las alternativas, y una vez decidido tratar de minimizar el tiempo de desarrollo. La inversión en tecnología, hasta que no es productiva, es una inversión de retorno nulo. Hay que conseguir que arranque lo antes posible.
En estos dos sentidos, el compromiso de la empresa con el CIDEM ayuda muchísimo a planificar, decidir y cumplir los plazos?, concluye Guspi.

Los proyectos de futuro

Estamos trabajando en dos proyectos paralelos:

– Extender la implantación de la aplicación (GPV) a nuevos puntos de venta (detallistas)
– Ampliar la plataforma de acceso a datos para que puedan acceder directamente también los proveedores (editores).