EPOCA , el portal del Empleado de la Generalitat de Catalunya, por Laura Miñano

10 May EPOCA , el portal del Empleado de la Generalitat de Catalunya, por Laura Miñano

EPOCA, acrónimo de Empleado Público Online de la Generalitat de Catalunya, es un proyecto innovador en el ámbito del egovernment cuyo objetivo es, en última instancia, ser el entorno único de trabajo de los empleados de la Generalitat. EPOCA como portal situado en el marco de la Administració Oberta de Catalunya (AOC) supone un sistema único y transversal de relación de la Generalitat con sus empleados. Tiene un paralelismo con lo que supone Cat365 para la relación entre el ciudadano y la administración.

La implantación de esta herramienta de gestión virtual no es una tarea sencilla. Pere Solà y Josep Purgimon, responsables del proyecto EPOCA desde de la Secretaría de Administración y Función Pública, nos explicaron la estrategia que han seguido. Su reto es que EPOCA se convierta en el centro de relaciones Generalitat-empleados en el ámbito de gestión de personal, aglutinando toda la información disponible para permitir que las transacciones sean telemáticas.

Adaptación paulatina

El colectivo de trabajadores de la Generalitat son unas 127.000 personas y los diferentes grupos de trabajadores que lo componen son muy heterogéneos; son desde personal administrativo a médicos, desde bomberos a informáticos…

Dadas las condiciones de partida, Solà y Purgimon optaron por una adopción gradual, segmentada, de EPOCA en cuanto a servicios que ofrecer y colectivos a los que llegar. Por ejemplo, identificaron un colectivo especial, que tenían más dificultad de acceso al ordenador tales como chóferes, empleados de limpieza, veterinarios, y otros colectivos que tenían particularidades organizativas, tales como personal sanitario, bomberos, mossos… Son un total de 51.000 trabajadores y casi en torno a un 40% de la administración catalana (34.000 trabajadores del ámbito sanitario, 8.500 mossos, 5.800 de Administración de Justicia, 2.000 bomberos).

Fuente: Portal EPOCA

Fases de EPOCA- segmentación

Las fases de incorporación han sido las siguientes:

1- 25.000 usuarios iniciales incorporados desde mitad de 2002.

2- 50.500 empleados de personal docente han accedido a EPOCA desde febrero de 2003.

3- Incorporación, a partir de 2004, de grandes colectivos con necesidades especiales de adaptación (juzgados, mossos, bomberos y sanitarios).

Estas fases están basadas en que inicialmente muchos departamentos ya funcionaban con su propia Intranet por lo que la adopción de EPOCA fue mucho más fácil. El resultado es que en la actualidad EPOCA cuenta con más de 75.000 usuarios con password. En un futuro cercano se prevé la total integración de las diferentes Intranets en EPOCA, que ahora actúan de manera complementaria.

Participación y Comunicación

La adopción de EPOCA se hizo departamento por departamento y fue consensuada con un responsable interno previamente detectado y que además actuaba de interlocutor. Desde el inicio ha imperado el criterio de no imposición en lo referente a las tramitaciones que afectan a cada departamento, y por lo tanto, en relación a este tipo de tramitaciones, cada departamento puede optar por embarcarse en EPOCA o no. Además, han fomentado la participación de los empleados en la génesis de los contenidos de EPOCA, evitando así el recelo de las iniciativas que son percibidas como procedentes de fuera.

Las acciones de comunicación llevadas a cabo para promocionar el uso de EPOCA por parte de los empleados se han servido de los vehículos habituales de comunicación con los empleados públicos de la administración catalana: trípticos en las nóminas, fascículos en la revista trimestral interna sobre los servicios de EPOCA, la propia repartición de login y password entre los empleados, y, por último, el fomento de sesiones de divulgación por parte de los departamentos y la organización directa, a través de la Escola d?Administració i Funció Pública, mediante diversas sesiones de divulgación dirigidas a los empleados de la Generalitat interesados en el portal.

Medición del ROI

Para los responsables de EPOCA es primordial sintonizar con lo que los empleados de la Generalitat quieren. La adaptación de su proyecto a las necesidades de los destinatarios se basa en dos tipos de medidores: por una parte están los indicadores que utiliza el propio portal como encuestas o páginas visitadas, por otra, miden la penetración de EPOCA dentro de la gama de servicios de la Generalitat. Por ejemplo miden, del total de dietas pasadas a la Generalitat, cuantas se han pasado a través del portal. Esta es la medida de su ROI.

Claves del éxito / Aprendizajes

Solà y Purgimon han vivido muy de cerca las dificultades que implican un cambio de cultura. Para ellos la clave ha sido la solidez de su back office y la implicación de los propios destinatarios de EPOCA desde sus inicios, haber basado EPOCA en un proceso colaborativo. Sin embargo, son igualmente importantes la implicación de la dirección y los recursos económicos, sin los cuales no se podría haber llevado a cabo el proyecto.

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¿Quién es Josep Purgimon i Cardona ?
jpurgimon@gencat.net

Soy economista y licenciado en Derecho y he trabajado la mayor parte de mi vida profesional en la Generalitat de Catalunya. Los lugares por los que he pasado incluyen puestos de gestión en ámbitos económicos y de personal. La etapa profesional actual está ubicada en un órgano de la Generalitat de alcance horizontal, en concreto en la secretaría de Administración y Función Pública. Desde esta Secretaría, además de gestionar directamente determinadas ramas de la función de recursos humanos de la administración de la Generalitat, también se está participando en políticas de modernización en esta organización. Este impulso se concreta en actuaciones como el portal del empleado (EPOCA), la extensión a toda la organización de un Sistema de Información de Personal de alcance corporativo o la implantación de políticas de calidad en ámbitos concretos de gestión directa de la Secretaría.

¿Quién es Pere Solà i Subirats?

psola@gencat.net

Nacido en Barcelona, Ingeniero Industrial, con una experiencia profesional en el campo de las Tecnologías de la Información de más de 30 años. Dedicado a la mecanización de procesos en el ámbito de la Generalitat de Catalunya durante los últimos 17 años.

Laura Miñano