Girona, el Ayuntamiento Virtual, por Ramon Bori

17 Nov Girona, el Ayuntamiento Virtual, por Ramon Bori

Como Girona ha llegado a ser un referente de participación ciudadana y gestión del cambio en la administración municipal mediante el uso de las nuevas tecnologías de la información.

?Tenemos que convertir el ayuntamiento de Girona en una pecera? , esta era la visión que tenía Joaquim Nadal ?en aquel momento alcalde y hoy Conseller. Como historiador de formación- acostumbrado, por lo tanto, a ?pensar históricamente» enseguida captó como Internet podía transformar la ?Casa Gran? , por lo que se refiere a las relaciones con los ciudadanos, como su impacto de la misma organización.

Una gestión administrativa en tiempo real, unos procesos transparentes a los ciudadanos, un salto cualitativo en la cultura de la organización, una nueva oportunidad por la formación, participación e inclusión social que no se podía dejar pasar. Así lo comprendió Mercè Rovira, responsable del Área de Participación y Relaciones Ciudadanas del ayuntamiento gerundense.

Han pasado unos años, y hoy el Ayuntamiento Virtual es una realidad muy bien aceptada. Mercè Rovira relata con satisfacción que para una ciudad pequeña -alrededor de 80.000 habitantes- es todo un reconocimiento estar clasificada entre las cinco mejores webs del país, según el seguimiento que hace el CIBERPAÍS. En la última edición (2004), por delante de grandes ciudades, como la misma capital, Madrid.

Sólo recordar que el estudio se realiza sobre todas las capitales de provincia y los municipios de más de 75.000 habitantes -a excepción de Ceuta y Melilla-, un total de 80 municipios. La mejor de este año: Barcelona. Entre las diez primeras, Alcobendas, Bilbao, Zaragoza, Girona, Mataró, Valladolid, Donosti, A Coruña y Lleida. La que ha subido más lugares, Castelló, de la última plaza del pasado año al 28 de este año. Madrid baja de la 1 posición a la 15.

Una pequeña crónica del Ayuntamiento Virtual

1996 . El consistorio gerundense abre su primera web informativa -tal y como se hacía en aquellos tiempos que hoy nos parecen tan lejanos- con información de atención al ciudadano.

Muy pronto el nuevo medio digital demostró su gran utilidad y los responsables de la web se atrevieron a colgar toda clase de información: ordenanzas, presupuestos, datos fiscales … ?En muy poco tiempo , nuestra web creció de una forma exponencial. En aquella época, queríamos dar el máximo de información al ciudadano y empezar a abrir el ayuntamiento puertas afuera – recuerda Mercè Rovira. ?La dirección ajuntamentinforma@ajgirona.org era muy utilizada, sobre todo para pedir información, o como contacto con Ayuntamiento.?

2000. El 5 de septiembre de aquel año el pleno municipal aprobaba el proyecto denominado ?Ayuntamiento Virtual?. El propósito estratégico del Consistorio atendia a esta situación: «Al tratarse de un nuevo empuje de la última «revolución industrial, que estamos viviendo, hace falta que el Ayuntamiento oriente su evolución con objeto de garantizar que con la mayor brevedad posible todos los ciudadanos tengan igualdad de oportunidades de acceso.»

Para cumplir estos objetivos, el ayuntamiento firmaba un convenio con la Universitat de Girona. Esta institución se comprometía en temas de asistencia ?muy técnica?, mediante becas pre y postdoctorales.

A nivel de ciudad , las actuaciones apuntaban hacia:

INFRAESTRUCTURAS. Establecer unos programas de trabajo compatibles con la actividad ciudadana y velar por el adecuado cumplimiento de los plazos, condiciones y planes contratados.

CONTENIDOS. Identificación de los servicios que puedan dar a la ciudad un mayor valor añadido.

SITUACIÓN SEPTIEMBRE 2000: PLAN DE ACCIÓN:
Acceso a Internet Corre-e intern/ext. Página web Pago de multas Servicaixa AccesoTráfico , Mossos d?Esq. Pago tributos Servicaixa

Rediseño y revitalitzación www Red corporativa Mejora correo-e Firma electrónica Inicio de tramites vía www Acceso ciudadanos a tributos

Para determinar los contenidos del Plan de Acción se inició un debate ciudadano que permitiera identificar las aplicaciones más idóneas. Desde la perspectiva de la responsable de participación y relaciones ciudadanas, Mercè Rovira tenía muy claro el dilema: ?O era fácil o no funcionaría?.

De forma genérica la ejecución del PLAN DE ACCIÓN siguió esta trayectoria:

2000 ? 2001. Fue el bienio de la instalación del servidor, de la creación del gestor de contenidos y de las primeras consultas de bases de datos.

2002. El esfuerzo principal se centró en la implantación de la plataforma de trámites online, una mayor interactividad desde la web y la creación del software específico de gestión en red.

2003. Se amplía el número de trámites disponibles -sobre todo en la línea de las autoliquidaciones en convenio con el Colegio Oficial de Gestores Administrativos – y de las bases de datos de Información (padrón, contribuciones municipales ) y atención al ciudadano. También se lleva a cabo una campaña de participación ciudadana para implicar más la sociedad civil en el proyecto.

2004. Hoy el esfuerzo principal se concentra en la actualización de las herramientas, la revisión de los procesos, la creación de una intranet de última generación que mejore el acceso a los datos y que unifique la totalidad de las fuentes. La ampliación de las aplicaciones con firma electrónica, así como la implementación de certificados digitales.

Participación Ciudadana

?Por cada ? en tecnología, se tiene que gastar otro en personas -formación y mejora del acceso-, si queremos que l Internet sea una realidad social plural?, resalta la jefe del área de Participación y Relaciones Ciudadanas.

La accesibilidad y la formación de los ciudadanos han sido temas sensibles del gobierno municipal. Con este propósito, se ha habilitado en los centros cívicos unos ?Espacios Internet? – entre cinco y diez ordenadores-para que ciudadanos de toda condición y formación puedan acceder en igualdad de oportunidades ? solos o con apoyo de un monitor ? al Ayuntamiento Virtual, y a toda red de servicios de la nueva sociedad de la información.

El actual teniente de alcalde del Área de Participación y Relaciones Ciudadanas, Francesc Ferrer i Gironès, quiere hacer del portal ciudadano una herramienta para la ejecución material de la participación.

Una de las primeras acciones en este sentido ha sido la creación del portal de las Asociaciones de Vecinos de Girona. Las asociaciones de los diferentes barrios han recibido el apoyo técnico para crear su propia comunidad virtual, la cual gestionan ellos mismos. El impacto de estas actuaciones es relevante, dado que en la mayoría de los casos se trataba de grupos de usuarios muy poco habituados a las nuevas tecnologías. Han resultado doce nuevas webs, de otros tantos barrios y entidades territoriales de la ciudad.

Otro experiencia innovadora, la creación de un ?barómetro? para detectar la opinión de los ciudadanos sobre temas de actualidad en la ciudad y la percepción ciudadana de los servicios municipales.

El énfasis en la participación ciudadana – y su excelente acogida por parte de los gerundenses- es tal que el equipo de gobierno está trabajando en un innovador conjunto de reglamentos que recogerán los derechos ciudadanos en este sentido.

Gestión del Cambio en la Organización Municipal.

El Ayuntamiento de Girona captó muy pronto la oportunidad única que representaban las nuevas tecnologías de la Información (NTIC) para cambiar las formas de relacionar la administración municipal con los ciudadanos mediante el cambio en los procesos internos de la misma administración local.

Para la alcaldesa Anna Paganos, ?esta es, además de una nueva vía más fácil y eficiente para las relaciones del Ayuntamiento con la ciudadanía, una herramienta pedagógica que nos ayuda a todos a crecer en nuestro trabajo de cada día, un proceso de aprendizaje continuado y progresivo, necesario para la modernización de las administraciones. En este sentido estamos convencidos de que su impacto es tan importante hacia fuera como dentro de la propia organización .?

Estas acciones se han desarrollado en tres líneas básicas:

Simplificar el mantenimiento de la información en la web. Confeccionar el software necesario para facilitar la actualización no experta de la información. Se ha desarrollado un gestor de contenidos que permite una sencilla y rápida actualización de la información. Ha sido el factor clave de dinamización interna del personal municipal para el mantenimiento de la información en la web. Ahora los empleados municipales cuentan con un nuevo canal de difusión de información y de relación con los ciudadanos, y reciben un feedback importante.

Preparar el software necesario para la realización de trámites desde la red con la web como referencia, integrando los trámites y la información oportuna. La clave en este proceso, eminentemente tecnológico, ha sido poder contar con un catálogo de servicios municipales y de gestiones integrado en el sistema de información municipal vía registro de entrada de documentos. Es un primero paso en ?la reingeniería de procesos? internos. Los trámites del Ayuntamiento de Girona están integrados en el portal la Administració Oberta de Catalunya [] desde un primer momento.

Creación del nuevo software de gestión en red. El desarrollo de un nuevo software para trabajar en red que permite la gestión compartida de proyectos y procesos entre Ayuntamiento, empresas y entidades ciudadanas, ofreciendo a los ciudadanos la mayoría de los servicios de l Ayuntamiento a través de Internet.

Aprendizajes

Despedimos la conversación con Mercè Rovira, pero antes recordamos algunas de las lecciones, que ella y su equipo, han aprendido en este proceso ?de aprender y desaprender.?

?La disponibilidad de bases de datos y procesos ya automatizados es fundamental para la obertura del acceso vía web?
?Es imprescindible escuchar y buscar la percepción de los ciudadanos para mejorar continuamente el servicio ? buzón de avisos, ayuda online…?
?La colaboración de las entidades ciudadanas y profesionales asegura el éxito de los nuevos servicios?
?El coste de los servicios en red es de personal, y por este orden: analistas de procesos (organización) , dinamizadores internos y de ciudadanía e informáticos.?
?Son necesarios los certificados digitales avanzados para tirar adelante los trámites con documentación más compleja?

Ramon Bori