PANNON, maquinaria textil, por Ramon Bori (11/02/2004)

17 May PANNON, maquinaria textil, por Ramon Bori (11/02/2004)

(Puedes ver una versión de este caso en catalàn en http://www.instituteofnext.com/mejorespracticas/pannon.asp)

?Desde que hemos instalado el nuevo sistema para automatizar nuestro sistema de facturación, ahora cuando hago viajes largos, voy a la China, me conecto a Internet con mi servidor, repaso las órdenes de pago pendientes y firmo electrónicamente las autorizaciones.?

Quien habla así es Joan David Pannon, gerente de Pannon Maquinaria Textil (http://www.pannon.es)
Pannon es una empresa familiar de Mataró (Maresme) que se dedica a la fabricación de maquinaria para la serigrafía y estampación textil, especialmente de piezas ya cortadas que requieren precisión en el posicionamiento de la estampación.

Diferentes detalles de las máquinas automáticas Pannon para estampar piezas de ropa.
Más información sobre los diferentes modelos en http://www.pannon.es/products.htm

Estampados como los que lucen marcas de renombre internacional como Zara, MANGO, Adidas o Reebok se consiguen con las máquinas de Pannon.

Modelos de MANGO (más en http://www.mangoshop.com) con estampados posicionados.

Y desde el Maresme, Pannon exporta a todo el mundo. Con representaciones en Méjico o Brasil. ?Estamos en plena expansión internacional?- comenta Joan David Pannon-?y exportamos cada vez más a China.?

¿Rutina o valor?

? Nosotros, como todas las empresas, recibimos muchas facturas y cuando son en papel todo el mundo las hace a su manera: unos ponen el CIF arriba, otros en el lateral. Unos proveedores ponen la base imponible a la izquierda, otros en la derecha. Hay errores, se han de adjuntar los albaranes… En fin, un trabajo muy rutinario que nos daba mucho trabajo y nos quitaba bastante tiempo, cuando lo que hace falta es que nuestros empleados se dediquen a dar valor intelectual?. Explica el gerente.

Con el propósito de incrementar la eficiencia del proceso de facturación, Pannon presentó un proyecto de mejora al CIDEM, el Centre d?Innovació i Desenvolupament empresarial de Catalunya de la Generalitat de Catalunya, (http://www.cidem.com), el cual le fue otorgado.

La implementación del proceso de digitalización de la facturación fue a cargo de CETEMMSA, el Centre d?Innovació Tecnològica i Desenvolupament Empresarial de Mataró-Maresme (http://www.cetemmsa.es).

Del rediseño de procesos a la digitalización

La digitalitzación del proceso de facturación se lleva a cabo mediante la metodología y la tecnología workflow, la cual nos permite:

Detectar flujos innecessarios, funciones ineficientes dentro de un proceso y proceder a su mejora.

Documentar electrónicamente toda la información que el proceso genera.

Implicar todos los agentes y personas relacionadas en el proceso.

Disminuir el tiempo de transferencia de ?trabajo?, información y documentos entre actividades.

Conocer la situación actual de un proceso en tiempo real.

? El workflow de CETEMMSA permite tres formas de introducir los datos de la factura.? ?nos resume Joan David Pannon- ?picar los datos de forma tradicional, integrar nuestra aplicación con el sistema del proveedor y también escanear y digitalizar las facturas del proveedor. Ahora estamos convenciendo, poco a poco, a nuestros proveedores para que se vayan pasando a nuestro sistema de pagos por Internet?.

Simplificando mucho, podriamos representar los flujos analógicos de facturación según el siguiente diagrama.

Todos conocemos este sistema tradicional y el cuello de botella que genera la conciliación de los pedidos con los albaranes y facturas, y de éstas con los saldos de tesorería. Los errores son frecuentes, el volumen de papel que va de un lado para otro es considerable y el tiempo gastado por los diferentes departamentos que han de validar los documentos tiene un coste recurrente en la cuenta de explotación de la firma.

Simplificando también, representamos los flujos digitales de facturación.

La implementación de la tecnología del workflow ha significado la revisión y rediseño de las actividades relacionadas con el proceso de facturación.

Como diría Michael Hammer algunos de los beneficios de la nueva situación son:

Eliminación del cuello de botella de las conciliaciones.

Desaparición de los errores.

Captación de la información una sola vez.

Integración de aplicaciones ya que el workflow se integra con los flujos de compatibilidad de la empresa.

Centralitzación de los recursos dispersos pero posibilidad de procesamiento y consulta a distancia mediante el terminal server.

Ejecución del proceso por parte de los agentes que lo utilizan como es el caso de los proveedores que entren por su cuenta sus datos a la BBDD de Pannon.

Procesamiento de la información en el punto de trabajo real que produce la información.

Definición de usuarios Definición de flujos

La digitalitzación como motor de la innovación continua

?Con esta primera experiencia, nos hemos ahorrado muchos errores, tiempo y coste y hemos ganado en comodidad y calidad en los resultados? concluye con una merecida satisfacción Jordi David Pannon.

?Ahora tengo en mente un nuevo proyecto. Me gustaría automatizar la gestión comercial para que los representantes que tengo en diferentes países como Méjico o Brasil puedan hacer directamente ofertas a los clientes a partir de plantillas que siempre esten al día. ¡Tendré que buscar financiación!?.