Ke!639 – Reglas simples en entornos complejos

10 Jul Ke!639 – Reglas simples en entornos complejos

Recuerdo como, hace unos años, me sorprendió positivamente el orden existente en las escaleras del metro de Londres. La simple norma (“keep your left”) tiene unos efectos notables sobre el orden y la eficacia del movimiento de las personas. Este ejemplo me sirve para reflexionar sobre la importancia creciente de las “reglas simples” que generan la “emergencia de orden».

Así pues, quizás estamos de acuerdo en que hay que disponer y difundir normas simples en las organizaciones, y en la sociedad. El problema es encontrar cuales son las más efectivas….

(Tiempo estimado de lectura: 7 minutos)

PARA PENSAR:

Recuerdo como, hace unos años, me sorprendió positivamente el orden existente en las escaleras del metro de Londres. En el “tubo”, utilizado cada día por millones de personas, hay personas con prisa y otras que podrían invertir todo el día en disfrutar de sus pasillos. Pero, aun con finalidades distintas, hay espacio para todos ellos.

Concretamente, me sorprendió que en las escaleras mecánicas la gente dejara siempre libre el paso a su derecha. De esta forma, si alguien tiene más prisa que el resto, puede avanzar fácilmente a mayor velocidad.

Lo más sorprendente del tema es el grado de cumplimiento de la norma. Me encontré con muy pocos casos de personas que impedían el paso estando literalmente “fuera de lugar” (obviamente, debían ser turistas).

Me acuerdo frecuentemente de las escaleras del metro de Londres cuando utilizo las del metro de Barcelona o Madrid: en estas, encontramos personas, normalmente en parejas, que bloquean el paso a los que tenemos más prisa. En algunos casos es aún peor: personas que parecen ponerse de acuerdo para ocupar alternativamente la derecha o la izquierda, haciendo el bloqueo aún más efectivo.

La simple norma del metro de Londres (“keep your left”) tiene unos efectos notables sobre el orden y la eficacia del movimiento de las personas.

Pero lo más notable, para mí, es que se trata de una “instrucción simple”, fácil de entender por todo el mundo, que genera un resultado notable.

El ejemplo del metro me sirve para reflexionar sobre la importancia creciente de las “reglas simples” que generan la “emergencia de orden”. O sea, de normas que cualquiera puede cumplir, y cuyo cumplimiento por parte de un colectivo tiene efectos considerables en la emergencia del “orden espontáneo” (a la Hayek) que garantiza la evolución positiva de una sociedad.

Algunos ejemplos de normas simples que tienen efectos considerables en nuestro orden social:

1) No tomes lo que no es tuyo: quizás una de las normas más antiguas, de raíz en muchos casos religiosa (los mandamientos), ha asegurado el surgimiento de las sociedades modernas. Sin respeto por la propiedad ajena quizás no habría iniciativa, o no habría esfuerzo, no habría capital (aunque, como también sabemos, la justicia debe exigir que quien no tiene acceso a nada pueda disfrutar de lo más esencial).

2) Límite en los mandatos políticos: en muchos países se limitan las legislaturas en las que un político puede estar en el poder. En la mayoría de casos se trata de dos legislaturas. Ello obliga al cambio, que siempre genera dinámicas de renovación y evita un enquistamiento de los amiguismos y la defensa por parte de las familias en el poder de sus intereses particulares.

3) No contratar a tus propios licenciados: si no voy equivocado, es norma en muchas universidades norteamericanas que no se pueda contratar como profesor a un recién licenciado en su campus. La idea es que tu primer trabajo académico debes conseguirlo en otro lugar, demostrando tus activos, consiguiendo que alguien crea en ti. Una norma que, posiblemente, evita la endogamia que reina en muchas universidades españolas (departamentos que contratan a sus recién licenciados, sean o no los mejores en el mercado).

4) Año sabático cada siete: también en algunas universidades está establecido como principio que cada cierto tiempo, creo que muy frecuentemente cada siete años, se pueda disfrutar de un “año sabático”. Alguien que se pasa la vida hablando, enseñando, precisa como agua de mayo parar de tanto en tanto para cargar las pilas.

5) Rotación por departamentos: en algunas empresas japonesas es norma que un directivo joven vaya pasando por todos los departamentos para familiarizarse con las diferencias entre ellos.

6) Cada año, cada empleado, alguna idea: conozco algún gran banco en España que tiene establecido como norma que cada empleado aporte cada año de una a tres ideas sobre cambios en productos, servicios o procesos. Lo que parece una tontería (siempre deberías estar en condiciones de aportar ideas) en otras empresas no se hace en muchas ocasiones porque no existe una instrucción (una obligación) clara, perfectamente verbalizada y difundida.

Aparte de estas y otras reglas que seguro que se os ocurren, y que tienen un impacto notable en las sociedades o en las organizaciones en las que se aplica, nos podemos imaginar muchas otras, potencialmente transformadoras, como, por ejemplo:

1) Una clase en inglés, desde primaria: nos quejamos con frecuencia del escaso dominio del inglés de nuestra gente. Una forma de atacar el problema consistiría en instaurar la norma de que, en todos los cursos, desde primaria, una asignatura (o varias) fuera realizada íntegramente en inglés. El impacto en el futuro del país, teniendo en cuenta que la internacionalización de las economías parece imparable, podría ser muy considerable (véanse los ejemplos de Holanda o de los países escandinavos).

2) El IVA, desplazado tres meses: todas las pequeñas empresas españolas que conozco se quejan de que Hacienda exija el pago del IVA (impuesto del valor añadido) trimestral, aun sin haberlo cobrado. Las tensiones de tesorería que ello genera son enormes, muy difíciles de llevar para empresas que comienzan. Hacienda debería cobrar el IVA cuando este ha sido cobrado por la empresa. Una forma simple de hacerlo, teniendo en cuenta que mucha empresas pagan en España a 90 días, es que el pago del IVA se desplazara tres meses, o sea, que en al principio del tercer trimestre del año se pagara no el IVA del segundo trimestre (que aún no se ha cobrado en la mayoría de ocasiones), sino el IVA del primero. ¿Queremos emprendedores? Pues no impidamos que aparezcan nuevas empresas.

Desde el punto de vista de las organizaciones, hay muchas pequeñas normas que pueden tener efectos tremendos. Sobre esto trató en su día un excelente artículo de Eisenhardt y Sull en la Harvard Business Review (enero 2001, página 107, resumen disponible en http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu/b02/en/common/item_detail.jhtml; jsessionid=GSBUVUH15SJGSCTEQENB5VQKMSARWIPS?id=R0101G).

A mí me están empezando a interesar mucho las “reglas simples” con gran potencial de transformación. En especial, me interesan aquellas que tiene que ver con la gestión de la la información, obviamente.

Por ejemplo, como ya comentamos en el ke! Número 634 ( http://www.instituteofnext.com/extranet/index.asp?idm=1&idrev=1&num=634), una norma con enorme potencial es la de “cada día, una hora para aprender” (un rato en el que todos los miembros de la empresa deben dedicarse a aprender algo, o a documentar algo que ya saben, o sea a enseñar). Un principio que, si es respetado, puede crear una cultura de respeto por lo nuevo, por el conocimiento, esencial para manejar los períodos de constante cambio que se avecinan.

Tengo algunas más, que resumo en la siguiente transparencia.

Para terminar, volveremos al metro de Londres. Porque un simple análisis de las “condiciones de entorno” de ese caso nos desvela qué hace que un esquema de normas simples acabe funcionando:

1) Alguien dedica energía a dar a conocer la instrucción: si la gente no la conoce, no la aplica. Y no basta con decirlo una sólo vez: el metro de Londres recuerda en todas partes que debes dejar libre tu derecha.

2) La gente lo respeta: la gente entiende que la norma es beneficiosa, y la cumple. No hay quizás mejor forma de entender que debes cumplir algo cuando al hacerlo sales beneficiado. Normas simples que no te ayudan son inútiles.

3) La gente exige que se respete: la verdadera “policía” del metro de Londres son los propios ciudadanos. Que alguien ocupe la derecha va en contra de mis derechos, y así se lo debo hacer saber.

El artículo citado de Eisenhardt y Sull se inicia con una entradilla que creo que es muy ilustrativa: “cuando el panorama de los negocios era simple, las empresas podían permitirse estrategias complicadas; ahora, que los negocios son complejos, las empresas necesitan simplificar sus estrategias”.

Así pues, quizás estamos de acuerdo en que hay que disponer y difundir normas simples en las organizaciones, y en la sociedad.

El problema es encontrar cuáles son las más efectivas…

A esa tarea deberemos dedicar una parte de nuestra energía…